حضور و غیاب یکپارچه

یکی از نیازمندیهای موسسات و سازمانها در حوزه مدیریت منابع انسانی امکان مدیریت بر تردد پرسنل جهت محاسبه حقوق و دستمزد ، برنامه ریزی و تحلیل کارکرد ایشان می باشد.

در حالت معمول که پرسنل در یک واحد متمرکز فعالیت می نمایند با بهره گیری از یک ساعت حضور و غیاب دادههای تردد جمع آوری شده و از طریق شبکه و یا ... به نرم افزار مربوط منتقل می گردد. اما در صورتی که پرسنل سازمان در بیش از یک مکان جغرافیایی مستقر باشند و به عبارت دیگر سازمان دارای مراکز دیگری باشد چگونه می توان اطلاعات تردد پرسنل را به صورت یکپارچه جمع آوری نمود؟

بدیهی است یکپارچه سازی داده های تردد پرسنل در سازمان و بازنگری و تحلیل این داده ها کمک شایانی به بهبود و بهبنه سازی در منابع انسانی خواهد نمود.

شرکت سپید سیستم راهکارهای زیر را جهت یکپارچه سازی داده های تردد در سازمانهای با بیش از یک شعبه ارائه می نماید :

  • بهره گیری از بستر اینترنت
  • بهره گیری از خط تلفن ثابت
  • انتقال دستی داده های تردد

در ادامه به تشریح راهکارهای عنوان شده می پردازیم 

 

یکپارچه سازی سیستم حضور غیاب

 

بستر اینترنت:

استفاده از اینترنت جهت انتقال داده های تردد به شعبه مرکزی سازمان بهترین شیوه جهت یکپارچه سازی سیستم حضور و غیاب می باشد. الزامات مورد نیاز جهت بهره گیری از این روش به شرح زیر است :

  • اینترنت پرسرعت جهت دفتر مرکزی و کلیه شعب
  • فراهم نمودن IP Valid به ازای کامپیوترمرکزی و هر دستگاه حضور و غیاب موجود در شعب
  • دستگاه حضور و غیاب با قابلیت اتصال به شبکه( مدلهای XVStation ،VLiteNet ، V_station ،V_station T2 و DV_Station )
  • نرم افزار حضور و غیاب با قابلیت حمع آوری داده از شبکه ( نسخه های  تک کاربره،  تک کاربره پیشرفته و  تحت وب  )

در شیوه فوق برای هر ساعت حضور و غیاب یک IP Valid تعریف می گردد. در این حالت نرم افزار حضور غیاب ، ساعتها را بر اساس IP آنها شناسایی کرده و داده های تردد را جمع آوری می نماید. این داده ها که از چند ساعت حضور و غیاب جمع آوری گردیده به صورت یکپارچه امکان گزارشگیری را به کاربر خواهد داد

بهره گیری از خط تلفن ثابت

انتقال داده ها از طریق خط تلفن ثابت روشی قدیمی است. این شیوه عمدتا در اماکن بدون دسترسی به اینترنت پر سرعت مورد استفاده قرار می گیرد. ملزومات استفاده از این روش به شرح زیر است :

  • وجود خط تلفن ثابت در دفتر مرکزی و شعب
  • دستگاه حضور و غیاب دارای پورت قابل اتصال به مودم مخصوص تبادل داده از خط تلفن ( مدلهای v_station ،V_station و DV_Station )
  • مودم مخصوص تبادل داده از خط تلفن به ازای دفتر مرکزی و شعب
  • نرم افزار حضور و غیاب با قابلیت ارتباط و دریافت داده از طریق خط تلفن ( نسخه های تک کاربره،تک کاربره پیشرفته  و تحت وب )

در شیوه فوق هر ساعت حضور و غیاب به یک مودم متصل به خط تلفن مرتبط می گردد. در این حالت کامپیوتر جمع آوری کننده داده ها در دفتر مرکزی با اتصال به مودم مشابه و از طریق شماره گیری و برقراری ارتباطDialup داده های هر ساعت را به صورت جداگانه دریافت کرده و نهایتا این داده ها در نرم افزار به صورت یکپارچه قابل گزارشگری خواهد بود.

 

 انتقال دستی داده های تردد:

در صورتی که بستر اینترنت و یا خطوط تلفن میان شعبه مرکزی و سایر شعب برقرار نباشد می توان داده های تردد را به وسیله حافظه های قابل حمل ( SD و یا USB Flash Memory ) به نرم افزار حضور و غیاب موجود در دفتر مرکزی منتقل نمود. بدیهی است در صورت استفاده از روش فوق می بایست ساعت حضور و غیاب V-Station,V-Station T2,DV-Station را داشته باشید(مدل های مذکور قابلیت انتقال داده از طریق فلش مموری را دارا می باشند)