یکی از نیازمندی‌های مؤسسات و سازمان‌ها در حوزه مدیریت منابع انسانی امکان مدیریت بر تردد پرسنل جهت محاسبه حقوق و دستمزد، برنامه‌ریزی و تحلیل کارکرد ایشان می‌باشد. در حالت معمول که پرسنل در یک واحد متمرکز فعالیت می‌کنند با بهره‌گیری از یک ساعت داده‌های تردد جمع‌آوری شده و از طریق شبکه به نرم‌افزار مربوط منتقل می‌گردد. اما در صورتی که پرسنل سازمان در بیش از یک مکان جغرافیایی مستقر باشند و به عبارت دیگر سازمان دارای مراکز دیگری باشد یکپارچه‌سازی داده‌های تردد پرسنل در سازمان و بازنگری و تحلیل این داده‌ها کمک شایانی به بهبود و بهینه‌سازی در منابع انسانی خواهد نمود.

مدیریت متمرکز در سیستم حضور و غیاب سپیدار

استفاده از اینترنت جهت انتقال داده‌های تردد به شعبه مرکزی سازمان بهترین شیوه جهت یکپارچه‌سازی سیستم می‌باشد. الزامات مورد نیاز جهت بهره گیری از این روش به شرح زیر است :

  • اینترنت پرسرعت جهت دفتر مرکزی و کلیه شعب
  • فراهم نمودن IP Valid به ازای کامپیوتر مرکزی و هر دستگاه موجود در شعب
  • دستگاهی با قابلیت اتصال به شبکه
  • نرم‌افزار حضور و غیاب با قابلیت جمع‌آوری داده از شبکه

در شیوه فوق برای هر ساعت یک IP Valid تعریف می‌گردد. در این حالت نرم‌افزار حضور و غیاب، ساعت‌ها را بر اساس IP  آنها شناسایی کرده و داده‌های تردد را جمع‌آوری می‌نماید. این داده‌ها که از چند دستگاه حضور و غیاب جمع‌آوری گردیده به صورت یکپارچه امکان گزارش‌گیری را به کاربر خواهد داد.

معایب حضور و غیاب دستی

نظارت دقیق بر زمان ورود و خروج کارکنان بخشی بسیار مهم در مدیریت هر کسب و کاری است. به‌کارگیری دستگاه حضور و غیاب می‌تواند از مشکلات قانونی احتمالی که به خاطر عدم تطابق‌ها ایجاد می‌شود پیش‌گیری کند. برخی از معایب نبود سامانه اتوماسیون حضور و غیاب به شرح زیر است :

  • عدم دقت: در کارهایی که انسان‌ها به طور دستی انجام می‌دهند، همیشه درصدی از خطا وجود دارد و امکان تضییع حقوق پرسنل وجود دارد.
  • اتلاف هزینه: گزارش‌های نادرست برای زمان حضور، غیبت و تاخیرهای مداوم باعث ایجاد هزینه‌های اضافه می‌شود.
  • اتلاف زمان: ثبت دستی ورود و خروج، مرخصی، اضافه کاری و ایجاد کارت‌های زمانی، به‌شدت وقت‌گیر است.
  • عدم دسترسی سریع به اطلاعات: گزارش‌گیری فوری از ساعات حضور، غیبت و مانده مرخصی کارمندان امکان پذیر نیست.
  • کندی فرایندها: امکان ثبت و تایید سریع درخواست‌ها برای مرخصی و یا اضافه کاری وجود ندارد و باید مراحل اداری و کاغذی طی شود.
  • نیاز به حضور در محل: امکان کنترل کارمندان از خارج از شرکت وجود ندارد.

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب (Time and Attendance)

دستگاه‌های حضور و غیاب عموماً به سه گروه کارتی، اثر انگشتی و تشخیص چهره تقسیم می‌شوند. دستگاه‌های احراز هویت بیومتریک، فرد را از طریق اثرانگشت، چهره یا عنبیه شناسایی کرده و تردد وی را ثبت می‌کند. دستگاه‌های حضور و غیاب، ترددها را در حافظه اصلی دستگاه ثبت می‌کنند و طی مراحلی به دیتابیس مرکزی ارسال می‌کنند. دستگاه‌های کارتی نسبت به دستگاه‌های تشخیص چهره ساده‌تر و ارزان‌تر هستند. البته نوع ترکیبی این دستگاه‌ها نیز وجود دارد. اگر به دنبال یک دستگاه با امنیت بالا و سادگی استفاده هستید.

دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی، گزینه مناسبی برای انتخاب خواهد بود. نرم‌افزار حضور و غیاب سپیدار با دستگاه‌های حضور و غیاب ارتباط دارد و امکانات زیر را فراهم می‌کند:

  • امکان تنظیم دستگاه حضور و غیاب
  • امکان تست ارتباط با دستگاه
  • امکان دریافت یا تنظیم ساعت و تاریخ دستگاه

امکانات اصلی اتوماسیون حضور و غیاب سپیدار

  • سهولت در نصب و استفاده
  • امکان ارتباط با نرم‌افزارهای اداری و حقوق و دستمزد جهت بکارگیری اطلاعات در محاسبات مالی
  • امکان مدیریت شیفت‌های پیچیده
  • اعمال انواع قوانین رده‌های استخدامی (تمام‌وقت، نیمه‌وقت، پروژه‌ای، کارمندی، کارگری)
  • امکان ثبت انواع مجوزهای ورود و خروج و اعمال تغییرات به صورت گروهی جهت تسهیل و تسریع روند کار
  • سرعت بالای پردازش و بازیابی اطلاعات ویژه‌ی سازمان‌های بسیار بزرگ
  • امکان اتصال و کنترل هم‌زمان چندین دستگاه در واحدهای مختلف سازمان
  • قابلیت تعریف چارت سازمانی و سلسله مراتب اداری
  • امکان تعریف انواع مختلف استخدام (قراردادی، پورسانتی، ثابت)
  • تنظیم مجوزهای لازم برای اشخاص
  • سرعت بالای پردازش برای شرکت‌های بزرگ داری قوانین پیچیده

برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان در زمینه راهکارهای مختلف با متخصصان شرکت سپید سیستم تماس بگیرید.

بالا