سیستم حضور و غیاب یا اتوماسیون ثبت تردد، یکی از ملزومات اصلی در هر کسب و کار و ابزاری کاربردی جهت مدیریت ورود و خروج کارکنان است. سیستم های حضور و غیاب هوشمند مختص به دستگاه ثبت ورود/خروج نیست، بلکه در کنار دستگاه، به یک نرم‌افزار نیاز دارد. در این بخش به تمامی نیازهای شما در این حوزه پاسخ داده شده است.
سیستم حضور و غیاب برای مانیتور کردن زمان آغاز و پایان کار پرسنل است. این سیستم که به سیستم کنترل تردد نیز مشهور است، به کارفرما کمک می‌کند تا ساعات کاری پرسنل، دیرکرد یا تأخیر، تعجیل، مرخصی و مأموریت را مانیتور و از پرداخت‌های غیرضروری جلوگیری کند. در این سیستم، پرسنل ورود و خروجشان را به شکل اتوماتیک از طریق دستگاه کنترل تردد (دستگاه کارتخوان، ساعتزن، کارتزن، ورود خروج و ثبت تردد از اسامی رایج دیگر این دستگاه هستند)، کامپیوتر و یا موبایل ثبت کنند. اطلاعات ورود و خروج ثبت‌شده در دستگاه به سرعت به نرم‌افزاری منتقل می‌شود که می‌تواند کارکرد پرسنل را محاسبه کند.
سیستم حضور و غیاب چیست و چطور کار می‌کند ؟
یک سیستم حضور غیاب هوشمند شامل دستگاه و نرم‌افزار است و وظیفه اصلی آن ثبت و جمع آوری ورود و خروج‌ها، انجام اصلاحات و پردازش و در نهایت ارائه گزارشات مورد نیاز به کاربر یا مدیر سیستم است. کارکنان ورود و خروج خود را بر روی دستگاه ثبت می‌کنند، این ترددها به نرم‌افزار منتقل شده و در آنجا اصلاحات مورد نیاز (ثبت ترددهای فراموش شده، مرخصی و مأموریت‌ها و…) بر روی آن صورت می‌گیرد. در انتها می‌توانید گزارشی که نیاز دارید را از سیستم تهیه کرده و در اختیار مدیر یا مسئول مربوطه قرار دهید.
سیستم حضور و غیاب شامل چه بخش‌هایی است ؟
همانطور که گفتیم؛ سیستم حضور و غیاب شامل دو بخش می‌شود : دستگاه حضور و غیاب – نرم افزار حضور و غیاب . هر کدام از این دو بخش شامل انواع مختلفی می‌شود.
دستگاه ساعت زنی
دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه الکترونیکی است که ورود و خروج پرسنل را از روش‌های مختلفی مانند کارت، اثر انگشت و … ثبت کرده و در حافظه خود ذخیره سازی می‌کند. این دستگاه یکی از اصلی‌ترین اجزای سیستم های حضور و غیاب هوشمند است. در حال حاضر دستگاه‌های متنوعی از برندهای خارجی و شرکت‌های داخلی در بازار وجود دارد. یکی از بهترین برندهای تولید دستگاه های کنترل تردد شرکت سوپریماکره جنوبی است و شرکت سپید سیستم نمایندگی رسمی عرضه محصولات این شرکت در کشور ایران را دارد.
برای مشاهده انواع دستگاه ساعت زنی به تفکیک روش ثبت تردد می‌توانید بخش‌های زیر را مشاهده نمائید.
حضور و غیاب کارتی
تکنولوژی کارت هوشمند یا smart card یکی از دستاوردهای بسیار پرکاربرد است که در صنایع مختلف از جمله جضور غیاب به کار می‌رود. کارت ساعت، اولین سیستم حضور و غیاب الکترونیکی است که مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم به ساده‌ترین روش و با استفاده از کارت بدون تماس (RFID)، شماره پرسنل را شناسایی کرده و تردد آنها را ثبت می‌کند. در حال حاضر انواع کارت هوشمند معمولاً از دو فرکانس 125khz و 135.56mhz استفاده می‌کنند.
حضور و غیاب اثر انگشتی
حضور غیاب اثر انگشتی، یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین سیستم های حضور و غیاب هوشمند است که از مشخصات منحصر به فرد انگشتان دست پرسنل برای شناسایی و ثبت ورود/خروج آنها استفاده می‌کند. در این روش می‌توانید برای هر شخص تا 10 انگشت (برای یک شماره پرسنلی) تعریف کنید. بد نیست بدانید که این فناوری بیشتر به صورت تشخیص اثر انگشت نوری و خازنی بر روی سیستم های حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرد.
حضور و غیاب تشخیص چهره
سیستم‌های بیومتریک تشخیص چهره از جمله جدیدترین راهکارهایی است که در ثبت و کنترل تردد مورد استفاده قرار می‌گیرد. احراز هویت از طریق چهره، یکی از پرکاربردترین راهکارها در سیستم های حضور و غیاب هوشمند است که نیازی به لمس دستگاه ندارد. دستگاه تشخیص چهره کنترل تردد سوپریما Suprema FaceStation F2 این امکان را دارد تا چهره افراد را با استفاده از ماسک های مختلف تشخیص دهد، همچنین قابلیت تشخیص دمای بدن فرد نیز در این دستگاه وجود دارد.
حضور غیاب با اسکن کف دست
یکی از راهکارهای جدید که بر روی سیستم حضور و غیاب هوشمند مورد استفاده قرار می‌گیرد، فناوری اسکن کف دست است که با استفاده از مشخصات هندسی (خطوط) و یا عروق خونی کف دست، افراد مختلف را شناسایی می‌کند. شناسایی از طریق عروقی خونی کف دست، بدون تماس بوده و نیازی به لمس دستگاه ندارد و کاربر با نمایش کف دست به دستگاه می‌تواند احراز هویت را انجام دهد.
حضور غیاب با تشخیص عنبیه
عنبیه چشم دارای مشخصات منحصر به فردی است که از آن برای احراز هویت در برخی از سیستم ها از جمله حضور و غیاب استفاده می‌شود. الگوهای عنبیه در چشم راست و چپ با هم متفاوتند و برای هر شخص می‌توان دو نمونه تعریف کرد. در ضمن این روش هیچ ضرری برای چشم ندارد. سیستم تشخیص Iris از فناوری دوربین فیلمبرداری در دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد بهره می برد.
نرم افزار حضور و غیاب
دستگاه ساعت زنی فقط ترددها را ثبت می‌کند. برای محاسبه کارکرد و گزارش گیری، شما نیاز به یک نرم افزار حضور و غیاب خواهید داشت. ورود و خروجهای ثبت شده بر روی دستگاه به نرم افزار منتقل شده و پس از انجام پردازش‌های لازم در قالب گزارشات کاربردی در اختیار شما قرار می‌گیرد. یکی از بهترین این نرم‌افزارها، نرم افزار مدیریت حضور و غیاب سپیدیار شرکت سپید سیستم شریف می‌باشد. این نرم افزار نیازی به نصب بر روی کامپیوتر کاربران ندارد. نرم‌افزار و بانک اطلاعاتی بر روی سرور نصب می‌شود و کاربران از طریق یک مرورگر وب به پنل کاربری خود متصل می‌شوند. حضور و غیاب تحت وب متکی به یک سیستم عامل یا تجهیزات خاصی نیست و بر روی تمامی سیستم‌عامل‌ها و تمامی تجهیزات اعم از کامپیوتر و گوشی تلفن اجرا می‌شود.
