مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب یا سیستم کنترل تردد چیست؟ استفاده از دستگاه حضور و غیاب با نظارت دقیق بر تردد پرسنل و با ایجاد یک نظم پایدار در مجموعه کاری می‌تواند به طور چشم گیری، موجب افزایش بهروری و سودهی مجموعه‌های کاری شود.
شاید در نگاه اول خرید دستگاه حضور و غیاب برای یک مجموعه کاری، هزینه ساز باشد اما به تدریج و با گذشت زمان این هزینه جبران خواهد شد.
مهمترین مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست؟
-
کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
استفاده از دستگاه حضور و غیاب با امکان کنترل و ثبت دقیق زمان تردد پرسنل، موجب شده تا پرسنل تمامی تلاش خود را برای حضور به موقع در محل کار خود داشته که این امر می‌تواند در مدت زمان کوتاهی منجر به ایجاد یک نظم یکپارچه در مجموعه کاری شود. این در حالی است که در بسیاری از موارد در صورت عدم استفاده از دستگاه حضور و غیاب، پرسنل می‌توانند دیرکرد یا ترک زود هنگام محل کار خود را با هر دلیلی توجیه کنند که این قضیه در دراز مدت می‌تواند منجر به تحمیل هزینه‌های زیادی به مجموعه‌ها شود.
-
کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار توسط دستگاه حضور و غیاب
با توجه به اینکه کلیه تردد ها به طور دقیق توسط سیستم کنترل تردد ثبت و نگهداری می‌شود، بنابراین محاسبه دقیق میزان کسر کار در صورت دیرآمدگی ها یا اضافه کاری براحتی و بدون کوچکترین خطایی امکان پذیر می‌باشد.
-
سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
با انتقال سریع و راحت اطلاعات ورود و خروج پرسنل از دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب، امکان پردازش و محاسبات سریع و راحت حقوق و دستمزد پرسنل در کمترین زمان امکان پذیر می‌باشد که به نوعی صرفه جویی در منابع انسانی محسوب شده و هزینه های سازمانی را کاهش می‌دهد.
-
نگهداری آرشیو کاملی از ورود و خروج پرسنل
با استفاده از دستگاه حضور و غیاب شما می‌توانید آرشیو کاملی از زمان تردد پرسنل داشته باشید، که به دلیل ذخیره سازی در پایگاه داده مرکزی، امکان دسترسی سریع تر به اطلاعات را برای استفاده در بخش های مختلف فراهم می‌سازد که نسبت به شیوه های سنتی سریع تر می‌باشد که در نهایت منجر به کاهش زمان تلف شده توسط کارکنان و بخش نیروی انسانی می‌شود. در دسترس بودن آرشیو اطلاعات که بر روی پایگاه داده نرم افزار ذخیره می‌شود، می‌تواند موجب شفاف سازی روابط بین پرسنل و مدیران باشد که در نهایت به جلوگیری از تضییع حقوق پرسنل می‌انجامد.
-
پیشگیری از خطای انسانی
استفاده از شیوه‌های سنتی و ثبت در داخل دفاتر حضور و غیاب می‌تواند مشکلات زیادی را به همراه داشته باشد و درصد خطای انسانی در این شیوه ثبت بسیار بالا می‌باشد.
-
حذف فرایند دستی و کاغذی به کمک سامانه حضور و غیاب
شاید استفاده از شیوه های دستی و کاغذی برای محیط های کاری کوچک و غیر رسمی پاسخ گو باشد، اما این پاسخگویی به معنی ایده آل و بدون خطا بودن این شیوه نمی‌باشد و می‌تواند منجر به تحمیل هزینه هایی ناخواسته به مجموعه ها شود.
-
امکان رشد سیستم کنترل تردد همزمان با توسعه کسب و کار
استفاده از شیوه های سنتی نمی‌تواند پاسخ گوی مجموعه های کاری بزرگ در حال رشد و تغییر باشد، بنابراین نیاز به استفاده از سیستمی مناسب برای این مجموعه ها که توانایی رشد همزمان با فعالیت مجموعه را داشته باشد از اهمیت بسزایی برخوردار می‌باشد. استفاده از دستگاه کنترل تردد با نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند به نوعی پاسخگوی نیاز این مجموعه ها باشد.
-
امکان تهیه گزارشات مدیریتی در کمترین زمان ممکن توسط سیستم حضور و غیاب
در هر سازمانی مدیران برای تصمیم گیری های موفق نیاز به گزارش های دقیق و جامعی دارند، با توجه به حجم انبوه اطلاعات درون سازمانی استفاده از یک روش گزارش گیری مطمئن و سریع می‌تواند کمک بسزایی در اتخاذ تصمیمات راهبردی مدیران داشته باشد. پس می‌توان گفت مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در هر مجموعه کاری در واقع پاسخی دقیق و هوشمندانه به این نیاز مدیران می‌باشد.
-
صرفه جویی اقتصادی با دستگاه حضور و غیاب
یکی دیگر از مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب با توجه به موارد ذکر شده می‌توان گفت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در هر مجموعه کاری می‌تواند منجر به کاهش هزینه ها و در نهایت صرفه جویی اقتصادی شود.
همه موارد فوق می‌توانند مهر تائیدی بر این نکته باشد که خرید دستگاه حضور و غیاب و استفاده از آن نه تنها برای مجموعه های کاری بزرگ، بلکه برای کسب و کارهای کوچک نیز می‌تواند در افزایش بهروری و سود دهی موثر واقع شود.
این روزها با افزایش میزان آگاهی مدیران و لزوم استفاده از شیوه های نوین در مدیریت راهبردی مجموعه ها، مزیت استفاده از سیستم کنترل تردد از اهمیت ویژه ای برخودار بوده و می‌تواند به طور چشم گیری در وقت و هزینه های مجموعه های کاری صرفه جویی کند.
هر مجموعه کاری می‌تواند بسته به نوع فعالیت یا محیط کاری خود یکی از انواع سیستم کنترل تردد بیومتریک که شامل دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یا کنترل تردد شخیص چهره می باشد یا حتی دستگاه حضور و غیاب کارتی را تهیه کند. برای دریافت راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب متناسب با محیط کاری در این سایت مقاله ای ارائه شده است.
با توجه به موارد فوق الذکر می‌توان گفت مهمترین مزیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب در محیط های کاری افزایش بهروری و کاهش هدر رفت زمان می‌باشد که در کنار این موارد با ایجاد اعتماد سازی بین کارمند و کارفرما منجر به افزایش رضایتمندی کارمندان که می‌تواند منجر به مسئولیت پذیری بیشتر کارکنان برای مدیریت زمان حضور و غیاب خود در مجموعه کاری شود.
