راهکارهای حضور و غیاب و محاسبه ساعت دورکاری

راهکارهای حضور و غیاب و محاسبه ساعت دورکاری

از زمان همه گیری ویروس کرونا در جهان و مرسوم شدن دورکاری، یکی از بزرگترین مواردی که صاحبان مشاغل را درگیر خود کرده است بحث حضور و غیاب و محاسبه ساعت کارکرد کارمندان از راه دور است. این مساله صاحبان مشاغل را ترغیب می کند تا راه های جدیدی برای نظارت بر بهره وری کارمندان دورکار خود بیابند.

دورکاری در منزل یا کار از خانه (freelancer job یا remote work)، یک روش راحت و انعطاف‌پذیر برای پرسنل محسوب می‌شود. در این شرایط افراد در خانه همان کارهایی که سایر کارمندان در شرکت انجام می‌دهند را به انجام می‌رسانند. به این‌صورت که وظایف این افراد مشخص می‌شود و مدیریت سازمان در پایان روز، هفته یا ماه نحوه انجام کار و درستی وظایف را با بررسی گزارشات کاری کارمند دورکار تعیین می‌کند. این کار باعث می‌شود که هر کس از راه دور هم بتواند شغلی متناسب با توانایی‌های خودش پیدا کند و نیازی هم به رفت و آمد مداوم به محل کار نداشته باشد. در این روش کارمندان ساعات بیشتری کنار خانواده خود می‌گذرانند و این باعث افزایش حس رضایت در آن‌ها می‌شود.

البته هر کاری را نمی‌توان به این صورت انجام داد و انواع دورکاری شامل کارهایی است که می‌توان از راه دور و پای سیستم انجام داد و گزارش‌ها را به سازمان مورد نظر تحویل داد ولی طبیعتا برای کارهای عملیاتی که نیاز مبرم به حضور افراد دارد و دورکاری امری نزدیک به غیرممکن است.

انجمن بین المللی دورکاری (ITAC)، دورکاری را نوعی آرایش کاری تعریف می کند که طی آن کارمندان به شکل انعطاف پذیر از نظر زمان (پاره وقت یا تمام وقت) و از نظر مکان (خانه، مراکز راه دور و یا به شکل سیار) به انجام وظایف و امور محوله می پردازند.

به بیان ساده تر دور کاری و یا انجام کار از راه دور، فعالیت های کاری است که با استفاده از فناوری و ارتباطات مدرن در خانه و یا محل دیگری غیر از فضا و یا دفتر کار به منظور در ارتباط باقی ماندن با کارفرما و یا کسب و کارتان است. در واقع این روش انجام کار به فرد اجازه می دهد وظایف خود را نه تنها در خانه ی شخصی خود، بلکه در یک کافه ی محلی که از شبکه ی اینترنت برخوردار است و یا در یک مرکز کار محلی به صورت نیمه وقت و یا تمام وقت انجام دهد.

با توجه به تعریف دورکاری، این گونه می توان اذعان داشت که این شیوه ی کاری بر خلاف مشاغل در عصر صنعتی که “زمان محور” بودند، “نتیجه محور” هستند.

مزیت‌های دورکاری در منزل

  • دورکاری باعث بهبود وضعیت روحی کارمندان می‌شود
  • باعث کاهش ترافیک، مصرف انرژی بی رویه، کاهش آلودگی هوا و حفظ محیط زیست می‌شود
  • تمرکز روی کیفیت و نتیجه کار و نه ساعات حضور کارکنان
  • کارمندانی که از راه دور و به‌ صورت ریموت کار می‌کنند، از نظر جسمی و روحی سالم‌تر هستند
  • استرس و فرسودگی شغلی در افراد دورکار کمتر دیده می‌شود
  • پرسنل دورکار بانشاط و سرحال‌تر به نظر می‌رسند

معایب دورکاری در منزل

  • مشکلات مربوط به نظارت بر کار کارکنان
  • نگرانی مشکلات ناشی از منزوی شدن افراد
  • نیاز به مدیریت دقیق بر کار کارکنان و برنامه‌ریزی دقیق و آموزش کارمندان دورکار
  • آماده نبودن سازمان و شرکت مربوطه برای انجام این گونه تغییرات
  • هزینه‌های اضافی مالی برای تهیه تجهیزات و وسایل دورکاری (مثل رایانه، هزینه برای برقراری ارتباطات اینترنتی و …) البته این مورد معمولا بر عهده خود افراد دورکار است و برای آنان مشکلاتی به وجود می‌آورد.
  • نیاز کارمندان دورکار به آموزش کار با ر‌‌ایانه‌ به صورت حرفه‌ای
  • نیاز به آشنایی با زبان انگلیسی (گاها کامل)
  • سخت بودن ارزیابی عملکرد کارمندان دورکار توسط کارفرما
  • کاهش ارتباطات و تعاملات
  • نبود تمرکز کافی بر شیوه انجام وظایف کارمندان و کارکنان
  • نیاز به امنیت اطلاعات شبکه‌ای
  • نیاز به شبکه‌های رایانه‌ای، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای پشتیبانی

نظارت بر کار کارمندان دورکار

نظارت بر کار کارمندان دورکار

همانطور که عنوان شد، مهم‌ترین موضوع در شرایط دورکاری نظارت دقیق و مستمر بر کار کارمندان است و کارفرمایان دوست دارند بفهمند که کارمندانشان در حالی که از راه دور فعالیت دارند چه مدت زمانی را به کار اختصاص می‌دهند. مدیران می‌توان از طریق تماس، پیام‌رسان‌های مختلف و تماس‌های ویدیویی با کارمندان دورکار خود در تماس باشند؛ اما گاهی اوقات لازم است که این نظارت دقیق‌تر انجام شود.

در چنین شرایطی یک پیشنهاد بسیار ویژه جلوی راه مدیران کسب و کار قرار می‌گیرد. این پیشنهاد ویژه، استفاده از یک نرم‌افزار هوشمند مدیریت حضور و غیاب ( مدیریت کسب و کار ) آنلاین است. این نرم افزار امکان مدیریت نیروی کار با توجه به تغییرات شرایط مانند حضور و غیاب، ساعت کاری، مرخصی‌ها، اضافه کاری، شیفت‌های پیچیده، ماموریت‌ها و علاوه بر آن مدیریت دورکاران را فراهم می‌کنند.

برای انجام این کار، هزاران کسب و کار کوچک از نرم افزار محاسبه زمان مدرن مبتنی بر وب استفاده کرده اند. نرم افزار ساده زمان سنجی به یک ابزار ضروری برای مدیریت حضور و غیاب و ساعت کارکرد نیروی کار از راه دور تبدیل شده است. این نرم افزارهای آنلاین می‌توانند به‌عنوان محاسبه گر ساعت کارکرد استفاده شوند، و به کارمندان اجازه می‌دهند از طریق تلفن، رایانه و یا تبلت وارد سامانه شده و حضور و ساعت کاری خود را ثبت نمایند.

Timesheets Office 365

اگر بیشتر عمر کاری “از راه دور” خود را صرف مدیریت پروژه های خود در Microsoft SharePoint می کنید، آفیس 365 Timesheets برای شما مناسب است.

این برنامه رایگان با محیط شیرپوینت شما ادغام می‌شود و به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا ساعت‌های کارکرد خود را در وظایف و پروژه‌های مشخص شده ثبت کنند. پس از تکمیل و ارسال، مدیران حساب مربوطه می‌توانند برگه‌های زمانی را بررسی و تأیید کنند.
برای اینکه این فرآیند تا حد امکان دقیق باشد، کارمندان می توانند ساعات کاری روزانه خود را در زمان خود پر کنند و سپس جدول زمانی خود را به صورت هفتگی ارسال کنند.

جیرا (JIRA)

جیرا نوعی نرم ‌افزار کنترل دورکاری است که در ابتدا برای ردیابی اشکالات تیم‌های برنامه نویسی طراحی شد با گذشت زمان جیرا ویژگی‌های خود را به طور قابل ملاحظه‌ای توسعه داد و توانست به یک ابزار کار آمد در زمینه های کنترل و مدیریت پروژه، توسعه نرم ‌افزاری و کاربردهای دیگر مبدل شود.

این نرم افزار دورکاری، به‌دلیل پشتیبانی از زبان فارسی مورد توجه بسیاری از کسب و کارهای ایرانی قرار گرفته است و به خاطر یکپارچه‌سازی فرآیندها، کار را برای هر کسب و کاری راحت کرده است. جیرا فارسی با توجه به قابلیت‌های فراوان به خصوص تقویم شمسی و بومی‌سازی آن برای کاربران ایرانی توانسته بهترین امکانات از جمله امکان مدیریت پروژه را فراهم کند و به همین خاطر کاربران برنامه جیرا دیگر نیازی به استفاده از سایر نرم ‌افزارهای کنترل پروژه ندارند.

نرم افزارهای گفتگو و چت سازمانی Slack (اسلک)

با استفاده از نرم‌ افزار دورکاری Slack به آسانی می‌توانید با سایر اعضای تیم خود در ارتباط باشید و گفتگو‌ بین اعضای تیم در گروه‌های تشکیل شده را دنبال کنید. به بیان ساده‌تر، اسلک یک چت ‌روم برای شرکت و کارکنان آن است. با استفاده از اسلک، یک تیم کاری، به چندین کانال تقسیم می‌شود تا اعضای گروه در آن‌ به مکالمات کاری پرداخته و امور پروژه را پیش ببرند. با استفاده از این نرم افزار، کاربرد مکالمات تلفنی و ایمیل، حین انجام کار، تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. با استفاده از این ابزار قدرتمند، شما می‌توانید با تیم خود به راحتی در یک جا ارتباط داشته و به جستجوی محتوا و تبادل نظر بپردازید. استفاده از این برنامه، برای افرادی که در یک گروه یا تیم جهت انجام پروژه‌هایی با هدف مشترک، فعالیت دارند، پیشنهاد می‌شود.

Clockify

یک برنامه ردیابی زمان برای تیم های راه دور شما است. برخلاف سایر نرم افزارهای ردیابی زمان، شما می توانید تعداد نامحدودی کاربر را به صورت رایگان و برای همیشه میزبانی کنید. Clockify علاوه بر ثبت و طبقه‌بندی ساعات کاری، به شما امکان می‌دهد فعالیت کاربر را پیگیری کرده و گزارش‌ ایجاد کنید. این به شرکت شما اجازه می دهد تا نرخ بهره وری شما و همچنین هزینه های مورد انتظار مشتری را اندازه گیری کند. به‌راحتی، می‌توانید Clockify را با محیط مدیریت پروژه Microsoft Teams خود ادغام کنید تا به تراز کردن جدول‌های زمانی خود با کار پروژه‌تان کمک کند.

هوم بیس Homebase

هوم بیس یک سیستم حضور و غیاب از راه دور است که به شما، در مدیریت زمان فعالیت کارمندانتان، کمک می نماید. از آنجایی که هوم بیس یک نرم‌ افزار نظارت بر حضور و غیاب مبتنی بر cloud است، می تواند این امکان را برای کارمندان فراهم کند تا توسط هر مرورگر وب، تلفن همراه یا تبلتی و از هر نقطه‌ ای در جهان، ساعت ورود و خروج خود را ثبت نمایند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار هوم بیس

  • برنامه time clock موجود در این نرم افزار، به شما در پیگیری تمام ساعات کاری، استراحت، اضافه کاری و تاخیر کارمندان کمک می کند.
  • برنامه زمانی مبتنی بر GPS استفاده شده در هوم بیس، به شما امکان می دهد تا زمان و مکان ورود و خروج کارکنان خود را بررسی نمایید.
  • از برنامه های زمانی این نرم افزار می توان به صورت آفلاین نیز استفاده کرد. داده های ثبت شده در نرم افزار، هنگام اتصال مجدد به اینترنت همگام سازی می شوند.
  • این نرم افزار، همچنین دارای فضای مناسبی برای برنامه ریزی می باشد، با استفاده از این فضا، کارمندان می توانند شیفت های کاری خود را برنامه ریزی و مبادله کنند، به هر یک از اعضای تیم پیام دهند، درخواست مرخصی خود را ثبت نمایند و دستمزد نهایی خود را تخمین بزنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *