مدیریت تردد پرسنل امری حیاتی و مهم در هر سازمانی محسوب می‌شود و به‌دلیل اهمیت آن، استفاده از سیستم‌های کنترل تردد پرسنل برای موفقیت و رشد سازمان بسیار حائز اهمیت است.
با رشد صنعت و نیاز به کارمندان بیشتر، مدیران بسیاری با چالش حضور و غیاب پرسنل در محیط کار خود رو به رو شده‌اند. حضور و غیاب ناکارآمد، به خطر افتادن امنیت سازمان و زیرساخت‌هایش، به همراه پرسنل بدون دقت در تکالیفشان، می‌تواند شرایط منفی ایجاد کرده و هزینه برای سازمان ایجاد کند.
هر سازمانی تلاش می‌کند تا کارکنان خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند و از روش‌هایی برای کنترل تردد پرسنل استفاده می‌کند. اما کنترل تردد پرسنل، چالش‌های زیادی دارد که اگر به درستی مدیریت شوند می‌توانند باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه، همچنین امنیت سازمان شوند.
ویژگی‌های سیستم کنترل تردد پرسنل
ویژگی‌های یک سیستم کنترل تردد پرسنل عبارتند از:
1. دقت بالا: سیستم باید با دقت بالایی از ورود و خروج پرسنل را ثبت کند تا اطلاعات پرسنل درستی برای مدیریت حضور و غیاب و حقوق و دستمزد ارائه شود.
2. سرعت عمل: سیستم باید برای هر پرسنل در زمان کمتری، ورود و خروج را ثبت کند.
3. سهولت استفاده: سیستم باید ساده و کارآمد برای استفاده توسط پرسنل و مدیران باشد.
4. امنیت بالا: سیستم باید امنیت بالایی داشته باشد تا از امکان سوءاستفاده از داده‌های پرسنل جلوگیری شود.
5. اطلاعات قابل دسترسی: اطلاعات ثبت شده در سیستم باید برای مدیران به راحتی قابل دسترسی باشد و از جمله قابلیت ایجاد گزارشات متنوع را داشته باشد.
6. انعطاف پذیری: سیستم باید قابلیت تغییر و تنظیم به منظور پاسخگویی به نیازهای متفاوت سازمانی را داشته باشد.
7. پشتیبانی و راه اندازی ساده: خدمات پشتیبانی و راه اندازی سیستم باید ساده باشد و راه حلی برای هرگونه مشکلات فنی وجود داشته باشد.
چالش‌های کنترل تردد پرسنل
بعضی از چالش‌های کنترل تردد پرسنل عبارتند از:
1. تأمین امنیت: تضمین امنیت کافی در محیط کار جهت جلوگیری از دسترسی غیرمجاز پرسنل به محل‌هایی که برای آن‌ها مجاز نیست مسئولیتی بسیار حیاتی است. برخی از راهکارهایی که می‌تواند در این مورد مفید باشد شامل تأمین بیشترین امنیت با استفاده از اسکنرهای کارت، انگشت‌خوان و تصاویر ویدیویی و مواردی از این دست است.
2. زمان‌بندی: جمع‌آوری داده‌هایی که نشان دهنده ورود و خروج پرسنل به محل کار است، یک چالش زمان‌بر است. با توجه به تعداد کارمندانی که باید تحت نظر قرار گیرند، یافتن یک راه حل جهت جمع‌آوری داده‌ها به طور مداوم و به روزرسانی آن‌ها برای تریبونال زمانی طولانی موفقیت آمیز نخواهد بود. بنابراین، نیاز به پلتفرم‌های خودکار جمع‌آوری اطلاعات و به روزرسانی همزمان آن‌ها با تأخیر کم است.
3. محلی‌سازی: ردیابی دقیق مکانی کارمندان جهت مسیریابی و یافتن موقعیت جغرافیایی پرسنل در صنعت‌های بزرگ یکی از چالش‌های عمده است. بنابراین، استفاده از سنسورهای ردیابی و گزارش‌دهی به مسیرهای مستقیم جهت کاهش احتمالی از دور شدن از مسیر مشخص شده و مسیریابی بهتر کارمندان بسیار مؤثر خواهد بود.
و …
راهکارهای کنترل تردد پرسنل
برای کنترل تردد پرسنل در یک سازمان، می‌توان از راهکارهای مختلفی استفاده کرد. تعدادی از این راهکار‌ها عبارتند از:
۱- دستگاه حضور و غیاب: استفاده از سیستم‌هایی مانند کارت‌خوان یا اسکنر اثر انگشت برای ثبت حضور و غیاب پرسنل. این روش‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا زمان و هزینه‌های پرسنلی مربوط به اداره حضور و غیاب را کاهش دهند.
۲- سیستم ردیابی GPS: استفاده از سیستم‌های ردیابی GPS برای کنترل تردد پرسنلی با استفاده از موبایل یا دستگاه‌هایی که مجهز به GPS هستند. با این روش، سازمان می‌تواند محل حضور پرسنل را بر اساس GPS شناسایی کند.
۳- نرم افزار مدیریت تردد: استفاده از نرم افزار حضور و غیاب پرسنل. این نرم افزارها برای اداره تعداد زیادی پرسنل مفید هستند و در مدیریت تردد پرسنلی کمک می‌کنند.
۴- سیستم هوشمند: استفاده از سیستم های هوشمند برای کنترل تردد پرسنل، مشابه سیستم‌های حضور و غیاب است، ولی تکنولوژی‌هایی مانند شناسایی صورت پرسنل برای حضور و غیاب استفاده می‌شود.
